ایران - مشهد مقدس
اداره کل زمین شناسی و اکتشافات معدنی منطقه شمال شرق
سخن آزاد
کایزن و کاربرد آن در مدیریت
توسط: رضا منظمی
کایزن چیست؟
آشنایی سازمانها با مفاهیم مرتبط با کیفیت و بهرهوری از جمله اقداماتی است که میتواند نقش مؤثری در ارتقاء جایگاه و عملکرد آنها داشته باشد. در این مبحث نگاهی به سیستم مدیریتی کایزن داریم که استفاده از آن نقش اثرگذاری در بهبود فعالیتهای سازمانها خواهد داشت.
پیشرفتهای حیرتآور کشور ژاپن همگان را به اندیشه و تدبیر در زمینه فرهنگ کـاری و سیستمهای مدیریتی این مردم سختکوش وا داشته است. یکـــی از این سیستمها یــا تکنیکهای منحصر به فرد و بسیار کارآمد ژاپنــیها، سیستم کایزن یا همان بهبود مستمر است.
کایزن ترکیبی دو کلمهای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. بهبود مستمری که تمامی افراد یعنی مدیران، کارکنان و کارگران را در بر میگیرد از مدیریت بالا گرفته تا پایینترین قسمتها.
فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی و زندگی خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایهها و سازمانهای مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه. کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایدههای کارگر بهرهمند گردد و هر کسی که با ارائه بیشنهادات مداوم در بهبود و توسعه سهمی داشته باشد، مورد تشویق قرار میگیرد. پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنههای تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند. پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه میشود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود.
کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود درسازمانها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد ارتقاء بهرهوری را در سازمانها به ارمغان خواهد آورد.
کایزن بر روی تغییرات تدریجی در فرایندها تأکید میکند و با زمان پیش میرود. در مقایسه با سایر روشهای تحول سازمانی که تغییرات ســریع و کلی را مدنظر دارد، بسیار کم هزینه است و غالباً منابع (زمان، سرمایه، دارائیها و...) قابل توجهی را مصرف نمیکند، لیکن از آنجایی که مشارکت تمامی افراد در همه سطوح سازمانی را در برمیگیرد، در مجموع به تحولات شگرفی منتهی میشود.
فلسفه اصلی بهبود از طریق کایزن:
تعهد و پشتیبانی مدیر، عامل اصلی بهبود است. (لازم به یادآوری است که در این جا منظور از مدیر تنها جایگاه رسمی و سازمانی وی مورد نظر نیست و هر فردی که در سازمان مسئولیت انجام کاری را دارد مدیر یا به تعبیری دیگر اداره کننده آن کار فرض میشود). تواناییهای ناشناخته دیگران، با تهییج و بهادادن به آنها به فعل در میآید. غنیسازی مسئولیت و گسترش حوزه وظایف از مهمترین هدفهای کایزن است. لازم به هزینه کردن زیاد نیست، کافی است خرد جمعی به خدمت گرفته شود. جزئیات را نباید نادیده گرفت. همه باید از وضعیت و شرایط موجود آگاه باشند. هدف از تغییر بهبود مستمر بهرهوری سازمان را می توان در این سه جمله خلاصه کرد:
1- ارتقای کارآیی: کارها را درست انجام دادن
2- ارتقای اثربخشی: کارهای درست را انجام دادن
3- بهبود بهرهوری: کارهای درست را درست انجام دادن
در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمانها باید سه اقدام اساسی زیر صورت گیرد:
1) مودا (Muda) کلیه فعالیتهایی که هزینهزا هستند ولی ارزشی تولید نمیکنند باید حذف شوند.
2) موری (Muri) فعالیتهایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام میشوند با یکدیگر تلفیق شوند.
3) مورا (Mura) آن دسته از فعالیتهایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازم هستند به فعالیتهای سازمان افزوده شوند.
از بین این سه مورد، توجه به مودا میتواند به عنوان گام نخست بهبود کارها و افزایش بهرهوری مورد توجه قرار گیرد.
مودا چیست؟
مودا از نگاه ژاپنیها به هر فعالیتی اطلاق میشود که برای سازمانها ایجاد هزینه میکند اما ارزش افزودهای تولید نمیکند.
به عبارتی مودا مجموعه فعالیتهایی است که از نظر مشتری نهایی ارزشی ندارد و مشتری تمایلی به پرداخت پول برای این فعالیتها ندارد. نمونههایی از مودا را می توان به شرح زیر خلاصه کرد:
1) اشتباهاتی که باید اصلاح شوند.
2) جابجایی غیرضروری نیروی انسانی در سطوح سازمانی.
3) بایگانی و انبارکردنهای غیرضروری.
4) توقف و انتظار کارمندان مثل ایجاد صف.
5) جمعآوری و ثبت اطلاعات اضافی و تکراری.
6) پیچیدگی روشهای انجام کار که باعث افزایش خطا میشود.
7) کالاها و خدماتی که پاسخگوی نیاز مشتری نیستند.
8) فعالیتهای موازی و دوبارهکاریها.
مدل مدیریت کایزنی
از نگاه کایزن وظایف مدیریت به دو دسته اصلی تقسیمبندی میشود که عبارتند از: ایجاد بهبود و حفظ بهبود ایجاد شده (نمودار مقابل). هر چه از سطوح بالای مدیریت به سطوح پایینتر سازمان میآییم از وظایف دسته ایجاد بهبود کاسته و در عوض بر وظایفی که جنبه حفظ و نگهداری بهبود ایجاد دارند افزوده میشود. به این ترتیب همه افراد نقش موثری در وضعیت سازمان خود دارند و در قبال پیشرفت آن مسئول میباشند.
آنچه از این نمودار میفهمیم این است که مدیران سطوح بالاتر سازمان باید همواره بخش بیشتر وقت خود را صرف بهبود سازمان نمایند و امور جاری را که جنبه نگهداری دارند به سطوح پایینتر و بدنه سیستم واگذار کنند. همچنین از منظر کایزن، کارکنان یک سازمان همواره باید به فکر بهبود و حفظ دستاوردهای بهبود در سازمان خود باشند.
مراحل اجرای کایزن عملی
برای اجرای بهبود بهرهوری با رویکرد کایزن میتوان مراحل زیر را در نظر گرفت. شما هم در هر مسئولیت و مرتبه ای که هستید می توانید این موارد را تمرین و اعمال نمایید:
1. مودا (اتلاف)ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید.
2. تحلیل علل رویداد اتلاف را در یک مجموعه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کارِگروهی به دست آورید.
3. برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید، بلکه از خِرَد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمیرسد آن را در همکارانتان بجویید و از خِرَد جمعی استفاده کنید.
4. هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات بزرگ همین نکات ریز است.
5. حمایت مدیران ارشد منحصر به قول و کلام نیست. از مدیران خود بخواهید حضور مشهود و ملموس داشته باشند و خود در پیگیری امور کوشا باشید و نه بی تفاوت.
6. برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به دیگران دریغ نکنید.
7. هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.
8. مدیریت دیداری امور و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی و با کمترین سوءتفاهم است.
9. مدیران ارشد باید با لایههای پایینتر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشند. لایههای پایین هم باید با فعالیتهای سازمانی مشارکت و همکاری داشته باشند.
10. انسانها تواناییهای فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنیسازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
11. تنها فعالیتهایی را انجام دهید که به ارزشِ مسئولیتی که به عهده شما گذاشته شده، بیافزاید.
12. بر اساس الگوهای کارگروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.
منابع: http://www.e-modiran.com http://www.magiran.com/view.asp?ID=213039
