ایران - مشهد مقدس
اداره کل زمین شناسی و اکتشافات معدنی منطقه شمال شرق
سخن آزاد
مسئولیت‌های متعدد و هنر سازماندهی آنها
توسط: سحرناز تاج بخش
آیا تا به حال برای شما پیش آمده که در یک روز، آنقدر کارهای متعدد انجام داده باشید که در انتهای شب، از خستگی توان فکر کردن هم نداشته باشید، اما در عین حال گویی کار عمده ای انجام نداده اید؟ خستگی جسمی و روحی فراوان دارید اما احساس رضایت از روزتان ندارید. چرا این اتفاق می افتند و چطور می توانید این شرایط را کنترل کنید؟
هراز گاهی چه در کار و چه در زندگی، شرایطی ایجاد شود که در آن تغییرات مداوم، کارهای کوچک بی برنامه، وقفه‌ها و مسئولیت‌های نامرئی شکل بگیرد، یک خستگی بزرگ به دنبال خواهد داشت. این یک «کار سخت» نیست، بلکه کاری است که بار شناختی دارد و به اندازه کارهای دشوار، انرژی شما را تحلیل می‌برد. در مورد چنین موقعیتی، حقیقت اصلی این است: نیازی نیست کمتر کار کنید فقط باید با تغییرهای کمتر، مرزهای واضح‌تر و ساختاری که از انرژی شما محافظت می‌کند، کار کنید.
نکته کلیدی: شما احساس خستگی می‌کنید نه به این دلیل که خیلی زیاد کار می‌کنید، بلکه به این دلیل که کارهای مختلف زیادی را بدون زمان ریکاوری ذهنی انجام می‌دهید. راه حل این است که تغییر در کارها را کاهش دهید و توجه خود را سازماندهی کنید و ریتمی ایجاد کنید که از مغز شما پشتیبانی کند.
وقتی شما در یک زمان مشخص مثلا در محیط کار، وظایف متفاوتی را به عهده می‌گیرید یا مسئولیت‌های متعددی دارید، در زمان‌های کوتاهی باید برنامه‌ریزی کنید، ارتباطات خود را سامان دهی نمایید، امور محوله را مدیریت نمایید و در عین حال کار اصلی خودتان را پیش ببرید. هر کدام از این کارها، به یک حالت ذهنی متفاوت نیاز دارند و تغییر مکرر حالت‌ها، حتی اگر هر به نظر کوچک باشد، انرژی می‌سوزاند. بنابراین شما هرگز وارد یک جریان عمیق و رضایت‌بخش نمی‌شوید. شما روز را با احساس مشغول بودن اما عدم رضایت به پایان می‌رسانید. اما چطور می توانیم خود را از چنین شرایطی بیرون بکشیم؟
ساختاری که استرس را کاهش و رضایت را افزایش می‌دهد
برای سازماندهی بهتر وظایف و مسئولیت‌های خود در روز، می توانید چند راهکار ساده اما کارآمد را امتحان کنید. در نظر داشته باشید که وقتی مغز شما احساس سازماندهی می‌کند، احساسات شما نیز از آن پیروی می‌کنند. وقتی مغز شما در حالت‌های پایدار کار می‌کند، استرس کاهش می‌یابد و رضایت افزایش می‌یابد. هدف ساده است: تغییرات ذهنی کمتر، وضوح بیشتر، رضایت بیشتر، استرس کمتر.
1. روز خود را با تقسیم بندی زمان مشخص کنید. به جای انجام همه کارها به طور همزمان، روز خود را به "مناطق" مختلف تقسیم کنید: منطقه ارتباطات (پیام‌ها، همکاران، ایمیل‌ها)، منطقه برنامه‌ریزی، منطقه کار عمیق (وظایف اصلی، پروژه های شخصی)، منطقه بررسی/نظارت. هر منطقه زمانی بین 45 تا 60 دقیقه خواهد بود. این کار خستگی ذهنی را به طرز چشمگیری کاهش می‌دهند.
2. از یک سیستم اولویت‌بندی "3 کاره" استفاده کنید. هر روز صبح، این موارد را در برنامه ی خود داشته باشید: انجام یک کار معنادار، انجام یک کار ضروری، داشتنِ یک بُردِ کوچک. این کاربه شما حس پیشرفت و کنترل می‌دهد. بقیه کارها را به طور عادی انجام دهید.
3. کاهش وقفه‌های کوچک. وقفه‌ها بزرگترین دزدهای انرژی هستند. سعی کنید: در زمانی که کار اصلی خود را انجام می دهید، اعلان‌ها (موبایل، تلفن، زنگ ساعت و...) را خاموش کنید. برای صحبت کردن با همکاران، تنظیم «ساعت همکاران» داشته باشید. به جای پیام دادن‌ها و سرکشی‌های مداوم، از چک کردن‌های سریع استفاده کنید.
ظرف یک هفته احساس آرامش بیشتری خواهید کرد.
4. ایجاد یک «پارکینگ» برای وظایف. وقتی کار جدیدی برایتان پیش می‌آید، کار قبلی را فوراً تغییر ندهید. کارهای جدید را در لیستی به نام «پارکینگ» بنویسید و در برنامه‌ریزی خود آن را مرور کنید. این کار باعث می شود پرش مداوم کار را متوقف کنید و یک کار را به انتها برسانید.
5. روز خود را با یک مراسم خاموشی ۱۰ دقیقه‌ای به پایان برسانید. این به مغز شما کمک می‌کند تا حلقه‌های بسته را ببندد: در این هنگام آنچه را که تمام کرده‌اید مرور کنید، کارهای ناتمام را به فردا منتقل کنید، یک هدف برای روز بعد بنویسید. با این کار بهتر خواهید خوابید و روز بعد را با وضوح بیشتری شروع خواهید کرد.
سلامت عاطفی در محل کار
با چند راهکار ساده، می‌توانید به سلامت عاطفی خود در محیط کار کمک کنید. سلامت عاطفی با داشتن احساسات بهتر حاصل می شود. سه تمرین کوچک در این رابطه عبارتند از:
1. تمرین خود-دلسوزی: به خود به عنوان شکست خورده نگاه نکنید. به جای قضاوت در مورد خروجی کار خود و سرزنش و نارضایتی از کار خود، از تلاش خود قدردانی کنید.
2. خلق کردن لحظات شادی کوچک: چیزهای کوچک در زندگی مهم هستند. هر چیزی که به شما آرامش، سرزندگی یا شادی می بخشد. مانند: یک نوشیدنی گرم، یک کشش 3 دقیقه‌ای، یک پیاده‌روی کوتاه، یک مکالمه معنادار. این کارها سیستم عصبی شما را تنظیم مجدد می‌کنند.
3. جشن گرفتن پیروزی‌های کوچک: مغز شما به سیگنال‌های پاداش نیاز دارد. هر روز یک کار رضایت بخشی را که انجام داده‌اید – حتی اگر کوچک باشد- را بنویسید. این کار به شما حس پیشرفت می دهد و این نیازی است که مغز آن را به خوبی در می یابد.
با وظایف ناگهانی چه باید کرد؟
وظایف ناگهانی؛ چیزهایی که از ناکجاآباد روی میز شما می‌آیند و نیاز به تصمیم‌گیری فوری دارند؛ یکی از بزرگترین منابع استرس و خستگی هستند. آنها تمرکز شما را از بین می‌برند، شما را مجبور می‌کنند حالت‌های ذهنی خود را تغییر دهید و باعث می‌شوند احساس کنید که همیشه از کار خود "عقب" هستید.
واقعیت این است که شما نمی‌توانید جلوی انجام وظایف ناگهانی را بگیرید، اما می‌توانید نحوه تأثیر گذاری آنها را بر ذهن، انرژی و گردش کار خود مدیریت کنید.
ابتدا باید بدانید که وظایف ناگهانی به این دلیل ناراحت کننده به نظر می‌رسند که مغز شما از حالت پایدار به حالت فوریت می‌پرد. بنابراین شما به سیستمی نیاز دارید که لحظه‌ها را آهسته کند، به شما توانایی کنترل بدهد و از تمرکز شما محافظت کند.
روش ۵ مرحله‌ای برای مدیریت وظایف ناگهانی که توسط مدیران و راهبران پروژه‌هایی با عملکرد بالا استفاده می‌شود به این شرح است:
۱. ده ثانیه مکث کنید
هنگام دریافت یک کار جدید، غریزه شما این است که فوراً واکنش نشان دهید. اما یک مکث ۱۰ ثانیه‌ای به مغز شما اجازه می‌دهد از احساس نگرانی، به وضوح تغییر کند. از خود بپرسید: دقیقاً چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا واقعاً فوری است یا فقط صدای بلندی دارد؟ این مکث کوچک از تصمیم‌گیری احساسی جلوگیری می‌کند.
۲. وظیفه ناگهانی را دسته‌بندی کنید
هر وظیفه ناگهانی در یکی از سه نوع زیر قرار می‌گیرد:
نوع الف: موارد اضطراری واقعی. نیاز به اقدام فوری دارد (خرابی سیستم، مشکل ایمنی، مهلت بحرانی).
نوع ب: حساس به زمان اما غیر فوری. امروز نیاز به اقدام دارد، اما نه در این لحظه.
نوع ج: فوری نیست، فقط غیرمنتظره است. می‌توان آن را بعداً برنامه‌ریزی کرد.
بیشتر افراد با همه چیز مانند نوع الف رفتار می‌کنند و به همین دلیل است که دچار فرسودگی شغلی می‌شوند.
۳. حالت پاسخ صحیح را انتخاب کنید
هر یک از دسته بندی‌های بالا، پاسخ متفاوتی دارد:
نوع الف یعنی فوراً اقدام کنید. همه چیز را رها کنید. آن را حل کنید. اما بعد از انجام آن، 5 دقیقه استراحت کنید.
نوع ب یعنی آن را برنامه‌ریزی کنید. آن را در بلوک بعدی کار خود قرار دهید. وظایف فعلی را فوراً تغییر ندهید.
نوع ج یعنی آن را پارک کنید. آن را به لیست پارکینگ خود اضافه کنید. در طول بلوک برنامه‌ریزی خود آن را مرور کنید.
این کار از تغییر غیرضروری کار فعلی جلوگیری می‌کند.
۴. مرزها را به سرعت مشخص کنید
وقتی کاری ناگهانی از طرف همکاران به شما عرضه می شود، از عبارات کوتاه مرزی استفاده کنید. نظیر: "من می‌توانم ۳۰ دقیقه دیگر به این نگاه کنم." و یا "من در حال انجام کاری هستم. ساعت ۲ بعد از ظهر آن را بررسی می‌کنم." و یا "آیا این فوری است یا می‌توانم تا جلسه بعدی بررسی صبر کنم؟". شما بدون از دست دادن تمرکزتان، مفید باقی می‌مانید.
۵. با یک تنظیم مجدد به وظیفه اصلی خود بازگردید
وظایف ناگهانی، جریان ذهنی شما را مختل می‌کنند. قبل از بازگشت به کار قبلی خود، یک تنظیم مجدد سریع انجام دهید: نفس عمیق بکشید، به «سه مورد روزانه» خود نگاه کنید، وظیفه اصلی خود را دوباره یادآوری کنید، با کوچکترین قدم بعدی، کار را مجددا شروع کنید. این روند از احساسِ ناامیدیِ "کجا بودم؟" جلوگیری می‌کند.
کارهای ناگهانی به دلیل سخت بودنشان شما را تحلیل نمی‌برند. آنها به دلیل اینکه مغز شما را مجبور به تغییرِ فوریِ حالت می‌کنند، خوشایند نیستند. مغز شما از تغییر متنفر است. سیستم شما باید "تغییر" را کاهش دهد، نه خودِ کارهای ناگهانی را.
چگونه در انجام کارهای ناگهانی احساس بهتری داشته باشیم
کارهای ناگهانی اغلب باعث استرس می‌شوند زیرا احساساتی مانند موارد زیر را ایجاد می‌کنند:
- از دست دادن کنترل بر روال کارها
- فشار برای انجام کار بدون برنامه قبلی
- ترس از ناامید کردن دیگران
- ترس از عقب ماندن از کار خودتان
نکته ی مهم: در این شرایط، راه حل این نیست که سریع‌تر یا بیشتر کار کنید، نکته فقط ایجاد فضای ذهنی صحیح است.
برای این کار، این موارد را امتحان کنید:
• ریزمرزها: عبارات کوچکی که از وقت شما محافظت می‌کنند.
• ریزاستراحت‌ها: ۱-۲ دقیقه برای تنظیم مجدد سیستم عصبی شما.
• خوددلسوزی: از خودتان مراقبت کنید و هوای خودتان را داشته باشید.شما کم نیاورده اید فقط بار زیادی را به دوش می‌کشید.
در اینجا روشی را ارائه می دهیم، تا وقتی اتفاقات غیرمنتظره رخ می‌دهد، اعتماد به نفس و آرامش بیشتری داشته باشید.
1. لازم نیست همه چیز را فوراً حل کنید. مغز شما به حالت "همین الان درستش کن" می‌پرد. اما بیشتر وظایف ناگهانی واقعاً اضطراری نیستند. می‌توانید لحظه را کند کنید.
2. شما مجاز به محافظت از تمرکز خود هستید. حتی اگر مفید و مسئول باشید، هنوز می‌توانید بگویید: "من این را تا 30 دقیقه دیگر بررسی می‌کنم." یا "بگذارید این قسمت را تمام کنم، سپس آن را انجام می‌دهم". این کارخودخواهانه نیست، بلکه یک فرآیند پایدار را ایجاد می کند.
3. می‌توانید به جای واکنش، پاسخ خود را انتخاب کنید. وقتی چیزی روی میزتان می‌افتد، از خود بپرسید: آیا این الان نیاز به اقدام دارد؟ یا فقط به این دلیل که شخص دیگری استرس دارد، احساس فوریت می‌کند؟ این تأمل کوچک همه چیز را تغییر می‌دهد.
4. پس از انجام یک کار ناگهانی با آرامش به وظیفه اصلی خود بازگردید. می‌توانید یک تنظیم مجدد کوچک انجام دهید:
- یک نفس عمیق بکشید.
- به اولویت اصلی خود نگاه کنید.
- با کوچکترین قدم شروع کنید. این کار از ناامیدی "من جریانم را از دست
دادم" جلوگیری می‌کند.
همیشه به خاطر داشته باشید وظایف ناگهانی به این دلیل که دشوار هستند، ناخوشایند نمی باشند، بلکه به این دلیل که بدون هشدار از راه می‌رسند و از مغز شما می‌خواهند فوراً حالت خود را تغییر دهد، آزار دهنده به نظر می‌رسند. اگر شما در این شرایط دچار استرس می شوید، این نشانه ضعف نیست، بلکه نشانه مسئولیت‌پذیری شما است. شما به کارتان اهمیت می‌دهید. اما باید بدانید که وظایف ناگهانی وقفه ای در کار نیستند، آنها بخشی از نقش شما در سیستم کاری هستند. فقط بدانید لازم نیست آنها روز شما را کنترل کنند، بلکه این شمایید که می‌توانید آنها را با ساختار صحیح مدیریت کنید.
منابع:
1. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/managing-to-do-list
2. https://www.reddit.com/r/office/comments/1h8pqka/how_do_i_handle_an_overwhelming_workload_that/
3. https://www.quora.com/How-do-I-manage-sudden-stress-coming-from-work-when-everything-was-going-smooth
